Die Einrichtung und laufende Wartung eines Druckerparks ist eine zeitintensive Aufgabe und so verwundert es nicht, wenn Unternehmen sich dafür Unterstützung wünschen. Glücklicherweise lassen sich Kosten und Komplexität des Druckermanagements mit Hilfe von Managed Print Services (MPS) verringern. Durch einen solchen Service können Unternehmen ihre Effizienz, Produktivität und Informationssicherheit verbessern.
Es kann frustrierend sein zu sehen, wie viel Zeit Ihre Mitarbeiter mit Aufgaben rund um den Drucker verbringen. Das beginnt mit dem Drucken, Scannen, Kopieren oder Faxen von Dokumenten mit alten Geräten oder mit mangelhaft konfigurierter Software. Zusätzlich muss auch die Zeit bedacht werden, die für die Behebung von Fehlfunktionen der Geräte investiert wird, sowie der Zeitaufwand für den Wechsel von Tintenpatronen und Tonerkassetten. Managed Print Services können solche Probleme identifizieren und Maßnahmen vorsehen, mit denen sich diese versteckte Zeitverschwendung rund um das Drucken verringern lässt. Dadurch gewinnen Ihre Mitarbeiter Zeit, in der sie sich auf sehr viel Wichtigeres konzentrieren können, als auf tagtäglich anfallende Wartungsarbeiten.
Eine unüberlegte Planung Ihrer Druckerflotte kann in verschiedenen Bereichen zu Ineffizienzen führen. An erster Stelle sind hier die Wartungskosten zu nennen. Unterschiedliche Geräte einzeln zu warten ist teurer, als wenn man für solch umfangreiche Aufgaben ein automatisiertes, cloudbasiertes System einsetzt. Managed Print Services verbinden oft sämtliche Geräte mit einem Monitoringsystem. So kann sichergestellt werden, dass Ersatztoner und -patronen rechtzeitig geliefert und Reparaturen umgehend durchgeführt werden. So können Sie Skaleneffekte besser nutzen, indem Sie etwa Verbrauchsmaterialien in größeren Mengen zu einem entsprechend günstigeren Preis einkaufen. Überdies werden die Kosten für die Vorratshaltung vermieden. Eine sorgfältige Überprüfung und Bewertung Ihrer Drucksituation kann Wege aufzeigen, wie Sie Ihre Geräteflotte konsolidieren können. Schließlich sind die Kosten höher, wenn zu viele Geräte ineffizient über Ihr Unternehmen verteilt arbeiten. Ein Druckexperte kann die wahren Kosten eines ungeregelten Vorgehens berechnen und Möglichkeiten ermitteln, wie sich Kosten einsparen lassen.
Das Druckvolumen unterschiedlicher Abteilungen eines Unternehmens kann unterschiedlich hoch sein. Nach einer ersten Einschätzung des aktuellen wie künftigen Bedarfs eines Unternehmens sollte der MPS-Dienstleister ein maßgeschneidertes Druckkonzept für jede Abteilung vorlegen können. Das kann beispielsweise auch das Drucken von Mobilgeräten aus oder standortfernes Drucken beinhalten oder einen besonderen Bedarf berücksichtigen, wenn etwa häufig genutzte spezielle Dokumentgrößen und -formate gedruckt werden sollen. Ein weiterer Pluspunkt ist der regelmäßige Austausch der Geräte. So können Sie stets modernste Technologien einsetzen, die den höchsten Leistungsanforderungen stets gerecht werden.
Die Kosten der Anschaffung einer kompletten Druckerflotte können sehr hoch sein. Demgegenüber bieten Managed Print Services in der Regel flexible Bezahlmöglichkeiten. Kostenmodelle, bei denen die Geräte geleast und nur die tatsächlich gedruckten Seiten berechnet werden, eignen sich perfekt für Unternehmen, die nicht alle fünf oder zehn Jahre eine hohe Rechnung für die Hardware bezahlen möchten. Außerdem stehen Ihnen Echtzeit-Informationen zur Gerätenutzung und Prognosewerkzeuge für Ihr Gerätenetzwerk zur Verfügung. So können Sie Ihr Budget besser verwalten.
Den Papierverbrauch zu reduzieren, weniger Strom zu verbrauchen und weniger Verbrauchsmaterial einzusetzen, all das gehört zur gesellschaftlichen Verantwortung eines Unternehmens. Mit einem Monitoringsystem, das Ihnen im Rahmen Ihres MPS zur Verfügung steht, können Sie feststellen und nachverfolgen, wie intensiv gedruckt wird. So fällt es leichter, bei Bedarf einzuschreiten und die Umweltbilanz zu verbessern. Die Ergebnisse Ihrer Bemühungen können Sie im Umweltbericht Ihres Unternehmens festhalten.
Die Einführung sicherer Drucktechnologien für Unternehmen sowie die Verbesserung der Sicherheit beim Drucken sind zwei Faktoren, die heutzutage immer wichtiger für Unternehmen werden. Eine unternehmensweite Bewertung der Drucksituation, wie sie im Rahmen eines Managed Print Service erfolgt, kann Sicherheitsrisiken beim Drucken identifizieren. Das einzuführende MPS-Programm sollte ein maßgeschneidertes Sicherheitskonzept liefern, das hilft, diese Risiken zu minimieren. Ein solches Konzept kann vorsehen, dass Nutzer sich am Drucker über einen NFC-Kartenleser identifizieren müssen, um so die Gefahr zu verringern, dass Dokumente aus dem Ausgabefach entwendet werden. Ebenso kann es Lösungen zur Abfallentsorgung und für das Dokumentenmanagement enthalten sowie auch die Installation von Multifunktionsdruckern vorsehen, die über automatische Löschfunktionen für die interne Festplatte verfügen. Auch Lösungen auf Netzwerkebene, mit denen das Risiko des Datenzugriffs durch Hacker vermindert wird, können integriert werden.
