Warum die Druck- und Dokumentensicherheit nicht vergessen werden darf

Cyberangriffe können gravierende Folgen für Unternehmen haben – von Reputationsschäden bis hin zu massiven geschäftlichen Einbußen. Ob durch den Verlust von Produktionsdaten infolge eines Ransomware-Angriffs oder durch den Diebstahl sensibler Kundeninformationen und geistigen Eigentums, das später im Darknet verkauft wird: Die Bedrohung ist real und allgegenwärtig. Kein Unternehmen ist davor gefeit.

Drucksicherheit wird immer wichtiger

IT-Entscheider sind sich zunehmend bewusst, dass auch druckbezogene Geräte umfassend geschützt werden müssen, um Sicherheitslücken zu schließen. Dennoch war laut einer IDC-Studie aus dem Jahr 2024 fast jedes dritte Unternehmen (31 %) in den vergangenen zwölf Monaten von einer druckerbezogenen Sicherheitsverletzung betroffen – knapp 19 % sogar mehrfach.*

Besorgniserregend: Das Risiko nimmt nicht ab. 29,8 % der Befragten berichten von einer Zunahme solcher Vorfälle, bei weiteren 56 % blieb das Niveau konstant hoch.

Sicherheitsverletzungen können schwerwiegende Folgen haben

Schon der Verlust oder die unbefugte Weitergabe eines einzigen vertraulichen Dokuments kann erhebliche finanzielle Schäden verursachen und dem Unternehmensruf nachhaltig schaden. Besonders kritisch wird es, wenn personenbezogene Daten in die falschen Hände geraten – mit potenziell gravierenden Folgen für die betroffenen Personen. Laut der IDC-Studie war das unautorisierte Abrufen und Weiterleiten sensibler Daten mit 38,1 % die häufigste Form druckbezogener Sicherheitsvorfälle.*

Doch auch die Geräte selbst bergen Risiken: Moderne Drucker sind hochentwickelte Computer mit zahlreichen Schnittstellen – von Ethernet über WLAN und Bluetooth bis hin zu USB. Einige Modelle (nicht jedoch die von Brother) verfügen über interne Speicher, die Hackern als Einfallstor dienen können. Kein Wunder also, dass laut IDC-Studie über ein Viertel aller schwerwiegenden Sicherheitsverletzungen auf Angriffe auf ungeschützte Drucker zurückzuführen war. In einem Drittel der Fälle wurde sogar Schadsoftware direkt auf den Geräten installiert.*

Wie real diese Bedrohung ist, zeigt ein Fall aus dem Jahr 2022: Laut CyberNews wurden bei einem einzigen Hackerangriff über 28.000 ungeschützte Drucker „gehijackt“ – nur um ein Handbuch zur Druckersicherheit auszudrucken. Weniger wohlmeinende Angreifer hätten damit jedoch auch auf vertrauliche Dokumente zugreifen, in Netzwerke eindringen oder die Geräte für DDoS-Angriffe, Spam oder Krypto-Mining missbrauchen können.

Wie können Sie Ihre Netzwerke dauerhaft schützen?

Wie können Sie die Sicherheitslücken schließen, die Ihre unzureichend geschützten Drucker, Scanner und Kopierer verursachen? Das ist im Grunde gar nicht so schwer, aber zuerst müssen Sie Ihren Lieferanten und sich selbst ein paar kritische Fragen stellen.

Führen Sie eine Zero-Trust-Strategie ein

Gut geschützte Technik ist das Fundament jeder IT-Sicherheitsstrategie – und das gilt über den gesamten Lebenszyklus hinweg. Doch ein umfassender Schutz endet nicht beim Gerät selbst. Entscheidend ist ein ganzheitlicher Sicherheitsansatz, der alle Ebenen berücksichtigt.

Ein zentrales Prinzip dabei ist Zero Trust: Es basiert auf der Annahme, dass weder Geräten noch Nutzern automatisch vertraut werden kann. Jede Anfrage, jede Aktion muss unabhängig von ihrer Herkunft kontinuierlich überprüft werden. Diese Herangehensweise hat sich als Standard im Kampf gegen moderne Cyberbedrohungen etabliert.

Ein effektiver Schutz erfordert daher einen Dreifachschutz, der sich über die drei zentralen Bestandteile Ihrer IT-Umgebung erstreckt: Dokumente, Geräte und Netzwerke. Dazu zählen auch Edge-Komponenten wie Firewalls, Router und Webserver mit öffentlichem Zugang, ebenso wie Endgeräte – etwa PCs, Laptops oder Smartphones. Nur wenn all diese Elemente in Ihre Zero-Trust-Strategie eingebunden sind, lässt sich ein nachhaltiges und wirksames Sicherheitskonzept realisieren.

Netzwerksicherheit für Drucker effektiv überwachen

Gute Netzwerksicherheitspraktiken sind unverzichtbar – und das gilt auch für den Datenverkehr zu und von Druckern sowie anderen dokumentenverarbeitenden Geräten. Wahrscheinlich überwachen Sie bereits den Netzwerkverkehr auf ungewöhnliche Aktivitäten. Doch beziehen Sie dabei auch Ihre Drucksysteme konsequent mit ein?

Auch die Geräte selbst sollten Teil Ihrer Zero-Trust-Strategie sein. Besonders ältere Modelle können ein Risiko darstellen: Sie verfügen oft über veraltete Firmware und lassen sich nur schwer aktualisieren – ein gefundenes Fressen für Hacker. Regelmäßige Sicherheitsupdates sind daher essenziell, um Schwachstellen zu schließen und unbefugten Zugriff zu verhindern.

Moderne Drucker bringen bereits viele Schutzmechanismen mit – etwa Port-Management, Dokumentenverschlüsselung oder Zugriffskontrollen. Durch zusätzliche Maßnahmen wie Passwortschutz und Authentifizierungstechnologien stellen Sie sicher, dass nur autorisierte Nutzer Zugriff auf Geräte und Dokumente erhalten. Wichtig ist jedoch: Diese Funktionen müssen korrekt eingerichtet und regelmäßig überprüft werden, um ihre volle Wirkung zu entfalten.

Wem können Sie überhaupt noch vertrauen?

Wenn Sie Ihre Drucksicherheit auf das nächste Level heben möchten, empfiehlt sich der Einsatz von Authentifizierungsmechanismen: etwa durch PIN-Eingabe oder NFC-Karten, mit denen Mitarbeiter den Druckauftrag erst am Gerät freigeben. So verhindern Sie, dass vertrauliche Dokumente unbeaufsichtigt im Ausgabefach landen und in falsche Hände geraten. Unsere Flagship-Geschäftsdrucker bieten diese Funktion standardmäßig. Darüber hinaus lassen sich kompatible Geräte mit einer sicheren Pull-Printing-Lösung erweitern.

Für noch mehr Transparenz und Kontrolle empfiehlt sich der Einsatz einer Druckmanagement-Plattform. Sie ermöglicht es Ihnen, genau nachzuvollziehen, wer wann was druckt – und unterstützt Sie dabei, Sicherheitsrichtlinien und Workflows zentral zu definieren, durchzusetzen und bis auf Geräte- oder Mitarbeiterebene zu überwachen.

Um diese Maßnahmen effizient umzusetzen, ist die Zusammenarbeit mit einem erfahrenen Managed-Print-Services-Partner sinnvoll. Ein professioneller MPS-Anbieter hilft Ihnen nicht nur bei der Implementierung und laufenden Optimierung Ihrer Sicherheitsstrategie, sondern erkennt potenzielle Schwachstellen frühzeitig und sorgt dafür, dass Ihre Druckinfrastruktur stets auf dem neuesten Stand bleibt.

Vergessen Sie nicht die Drucksicherheit

Viele Nutzer unterschätzen, wie leistungsfähig und vernetzt moderne Drucker und Dokumentenverarbeitungssysteme heute sind – im Gegensatz zu Cyberkriminellen, die diese Potenziale gezielt ausnutzen. Umso wichtiger ist es, sich frühzeitig mit der eigenen Drucksicherheitsstrategie auseinanderzusetzen und keine Schwachstelle außer Acht zu lassen.

Mit den standardmäßig sicheren Drucklösungen von Brother, die über einen integrierten Dreifachschutz verfügen, schaffen Sie eine solide Sicherheitsbasis und können kritische Fragen zur Drucksicherheit künftig mit gutem Gewissen beantworten.

Setzen Sie Ihre Druckinfrastruktur keinen unnötigen Risiken aus. Sprechen Sie noch heute mit einem unserer Sicherheitsexperten, um herauszufinden, welchen Bedrohungen Ihr Unternehmen aktuell ausgesetzt ist und wie Sie mit den inhärent sicheren Brother-Geräten Ihre Cybersicherheitsstrategie gezielt stärken können.

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Quellen 

*Quelle: IDC, Public Cloud Device and Print Management Infrastructure Awareness and Adoption in Europe, Dok. # EUR152370424, Juni 2024