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Professionelles Print Management mit Brother und PaperCut

Professionelles Print Management mit Brother und PaperCut

Drucken in Unternehmen ist meist ein wenig beachteter aber dennoch zentraler Prozessbaustein. Dabei lohnt sich ein genauerer Blick, den Druckprozesse bieten ein großes Potential zur Optimierung und Kostensenkung. 

Alle Drucker im Überblick

Was genau ist Print Management überhaupt?

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Übersicht schaffen

Häufig sind die Druckprozesse in Firmen sehr komplex und unklar – an genau diesem Punkt setzt das Print Management an. Es bietet Lösungen, mit denen Sie sich einen genauen Überblick über alle Druckprozesse in Ihrem Unternehmen verschaffen können. Damit können Sie genau aufdecken, wo in Ihrem Betrieb was und vor allem wie viel gedruckt wird.
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Ordnung herstellen

Nachdem im ersten Schritt der Überblick geschaffen wurde, können Sie im zweiten Schritt Ordnung in die Druckprozesse bringen. Erstellen Sie z.B. Regeln, wer an welchen Geräten drucken kann oder routen Sie große Jobs automatisch zum günstigsten Drucker. Auch getrennte Einstellungen für Farb- und S/W-Drucke sind möglich.
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Kosten optimieren

Die Neustrukturierung der Druckprozesse kann bereits durch die Druckerzuordnung Kosten sparen. Zudem können Sie z.B. Abteilungen oder Mitarbeitern (bzw. Schülern oder Studenten) Budgets zuweisen, die nur nach Genehmigung überschritten werden können. Durch die Authentifizierung direkt am Gerät vor dem Ausdruck ist die Kostenzuweisung sichergestellt.

Die Vorteile von PaperCut im Bereich Print Management

PaperCut bietet Ihnen in folgenden Bereichen eine effiziente Print Management Lösung:

  • Pull Printing/Authentifizierung/Sicherheit
  • Berichtswesen/Druckkostenzuordnung/Druckrichtlinien
  • Mobile Printing

Die Druckermanagement Software folgt dem sogenannten Find-Me bzw. Follow-Me Printing: Druckt ein Mitarbeiter ein Dokument, gelangt dieses in eine virtuelle Warteschlange. Je nachdem, wo im Unternehmen er sich gerade befindet, kann er den Auftrag auf einem beliebigen Drucker-Gerät zentral abholen. Hierfür sucht er seine gewünschten Drucksachen aus der Warteschlange aus und identifiziert sich anschließend über eine Chipkarte - entweder über einen extern am Drucker angebrachten Terminal oder einen NFC-Kartenleser, der bereits bei vielen Geräten von Brother integriert ist. Jetzt hat der Mitarbeiter die Möglichkeit, seinen auszudrucken bzw. ihn zu stornieren. Somit werden nicht benötigte Druckaufträge im Nachhinein nicht einfach weggeworfen, sondern sie werden gar nicht erst ausgedruckt. Ein Plus für die Umwelt.

Ein Print Management System von PaperCut bietet Ihnen demnach folgende Vorteile:

  • Sie können die Druckernutzung genau erfassen und kontrollieren (z.B. automatische Protokolle nutzen, Druckaufträge filtern, Auswertungen erstellen)
  • Sie können die Druckaufträge der Mitarbeiter leiten (z.B. Regeln festlegen, große Druckaufträge am günstigsten Drucker auszudrucken)
  • Sie können Kostenstrukturen optimal anpassen und regulieren (z.B. bestimmte Budgets/Kontingente an Mitarbeiter bzw. Abteilungen vergeben)
Langfristig gesehen können Sie so Ordnung im Hinblick auf alle Druckprozesse in Ihrem Unternehmen schaffen und unnötige Kosten effektiv ausmerzen.

Brother und PaperCut: Die optimalen Partner im Bereich Druckmanagement

In der Realität ist der Blick auf die Drucklandschaft und -prozesse innerhalb von Unternehmen unklar.  Zudem gibt es bei der Optimierung  eine ganze Menge Fallstricke, die umschifft werden müssen. Den Überblick und die Kontrolle über alle Druckprozesse in Ihrem Betrieb behalten Sie mit Hilfe eines professionellen Print Management Systems. Unser Partner PaperCut hat es geschafft, dieses komplexe Thema sehr einfach herunterzubrechen und eine innovative Lösung zu entwickeln, die Ihnen dabei hilft, die Druckprozesse in Ihrem Unternehmen zu optimieren. Gemeinsam bilden PaperCut und die Drucklösungen von Brother ein unschlagbares Team im Bereich Print Management.

PaperCut ist eine sehr funktionsstarke und kostenattraktive All-In Lösung im Bereich Print Management für Ihr Unternehmen. Andere Lösungen aus diesem Bereich sind größtenteils modular aufgebaut. Beim Einsatz von PaperCut, profitieren Sie von einem leistungsstarken Komplettpaket mit allen Funktionalitäten, die Sie für ein effizientes Print Management benötigen. Die Software funktioniert plattformübergreifend und ist herstellerneutral einsetzbar.

Die Druckprozesse in Ihrem Betrieb können Sie nur dann optimieren, wenn ein perfektes Zusammenspiel zwischen Ihrem Print Management System und Ihrer Drucker-Hardware gewährleistet ist. Dieses Kriterium wird von PaperCut und Brother erfüllt. Die Print Management Software und die Netzwerkdrucker sind bestens aufeinander abgestimmt, so dass Daten und Druckaufträge absolut effizient übertragen werden.

Manchmal müssen vertrauliche oder persönliche Dokumente gedruckt werden, die nicht jeder sehen soll. Besonders die Brother Netzwerkdrucker mit integriertem NFC-Kartenleser in Kombination mit der Print Management Lösung bieten Ihnen für solch eine Situation große Vorteile. 

Brother und PaperCut – Das beste Druckmanagement-Team aller Zeiten
Anmelden, aufladen, drucken Payment-Lösungen für Schulen, Unis, Bibliotheken
Print Management für mittelständische Unternehmen

Vorteile von PaperCut

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Transparenz

Das Thema Transparenz spielt im Print Management eine große Rolle Dank der Find-Me Funktion von PaperCut gelangen alle Druckaufträge in eine virtuelle Warteschlange. Von hier aus müssen sie erst auf einem beliebigen Gerät abgeholt werden. Das bedeutet, dass Sie stets einen Überblick über die Druckaufträge haben und diese genau nachverfolgen können. Weiterhin haben Sie für Ihre effiziente Druckverwaltung die Möglichkeit, Berichte über Druckkosten in Ihrem Betrieb zu erstellen. Diese können Sie direkt an das Controlling übermitteln, um eine größtmögliche Kostentransparenz zu gewinnen.

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Kostenoptimierung

Die Print Management Lösungen von PaperCut helfen Ihnen dabei, Ihre Mitarbeiter zu sensibilisieren, wenn es darum geht, Druckkosten zu senken. Die Software routet Jobs nicht nur automatisch zum günstigsten Drucker, sondern teilt den Nutzern noch dazu mit, was ein Ausdruck genau kostet – ob in Schwarz-Weiß oder in Farbe. Das hilft dabei, auch den Umweltgedanken langfristig zu schärfen. Weiterhin besitzt die Software eine erweiterte Kostenauswahl. Mit dieser können Sie entstandene Ausgaben beispielsweise auf gemeinsame Konten oder Projekte zuordnen, sodass Sie von einer effizienten Budget-Verwaltung in Ihrem Unternehmen profitieren.

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Sicherheit

Manchmal müssen vertrauliche oder persönliche Dokumente gedruckt werden, die nicht jeder sehen soll. Auch in diesem Bereich bieten die Print Management Lösungen von PaperCut eine verlässliche Absicherung. Die Software macht sich das sogenannte Secure Printing zunutze. Hierbei identifizieren sich Mitarbeiter beispielsweise mit einer NFC-Chipkarte, um möglichst sicheres Drucken zu gewährleisten. Hierüber ist eine schnelle und unkomplizierte Authentifizierung möglich. Außerdem ist dadurch sichergestellt, dass nur gedruckt wird, wenn auch tatsächlich jemand vor dem Gerät steht.

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Skalierbarkeit

PaperCut ist eine extrem skalierbare Anwendung, die sowohl auf Kleinstkunden wie zum Beispiel Gewerbetreibende oder Anwaltskanzleien passt, genauso bietet die Software aber auch jedem Corporate Unternehmen eine optimale Lösung. Sie können Nutzer jederzeit beliebig im System austauschen und neue Personen integrieren. Ideal eignet sich PaperCut für den Einsatz im Bildungsbereich, da die Möglichkeit besteht, Zahlungssysteme mit aufladbaren Guthabenkonten in die Print Management Software zu integrieren.

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Flexibilität

PaperCut können Sie plattformübergreifend einsetzen. Die Software ist kompatibel mit Druckservern von Windows, Mac, Linux oder Novell. Das Print Management System kann mit einer einfachen Installation und einer webbasierten Oberfläche punkten. Weiterhin ermöglicht es einfaches und komfortables Drucken von mobilen Endgeräten über WLAN. Sie können entweder via App über die Android-Oberfläche drucken oder Apple AirPrint für iOS-Geräte nutzen – hierfür wird keine App auf dem Smartphone benötigt. Demnach deckt die Lösung ein umfangreiches Feld im Bereich mobiles Drucken ab.