Kontaktlose Druckernutzung mit RFID-Technologie zum Schutz vor Corona
Den meisten Mitarbeitern ist es in Zeiten von Corona unangenehm, allgemein zugängliche Touchscreens anzufassen, wenn sie etwa beim Abteilungsdrucker PINs oder Passwörter eintippen müssen. Eine kontaktlose Autorisierung via RFID bringt hier Vorteile, nicht nur bei der Hygiene. Welche das sind, erklärt dieser Beitrag.
Die Zeiten des flächendeckenden Homeoffice gehen allmählich zu Ende und die Mitarbeiter strömen wieder an ihre Arbeitsplätze. Doch die Bürowelt hat sich mit der Pandemie verändert. Aus Angst vor Ansteckung werden viele Dinge hinterfragt. Typisches Beispiel sind Abteilungs- oder Etagendrucker, bei denen der Druck nur durch Eingabe einer PIN oder eines Passwortes aktiviert wird. Eigentlich ist dieses sogenannte Secure Printing ein sinnvoller und wichtiger Bestandteil jedes IT-Sicherheitskonzepts – und gleichzeitig eine effektive Methode, Druckprozesse konform zur Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu gestalten. Denn hier startet der Druckvorgang erst, wenn sich der befugte Mitarbeiter direkt am Gerät befindet und sich ausgewiesen hat. So wird sichergestellt, dass kein anderer die gedruckten Dokumente aus dem Ausgabeschacht entnehmen kann – sensible Daten sind damit geschützt. Doch in Zeiten des Coronavirus SARS-CoV-2 fühlen sich viele Arbeitnehmer bei der Eingabe über ein Tastenfeld einem unnötigen Risiko ausgesetzt. Studien haben gezeigt, dass Viren auf Kunststoff einige Tage überleben. Und auch wenn eine Übertragung von einer kontaminierten Oberfläche auf den Menschen relativ unwahrscheinlich ist, könnte ein Corona-Infizierter das Virus über seine Hand an die Tasten weitergeben und einen Kollegen, der das Gerät berührt und anschließend z.B. seine Finger zu Mund, Nase oder Augen führt, anstecken.
Einsatz kontaktloser Transponder für sichere Benutzerauthentifizierung
Abhilfe schafft hier eine Authentifizierung via RFID-Technologie (Radio Frequency Identification). So können sich Anwender berührungslos mithilfe eines Transponders am RFID-Lesegerät, das im Drucker eingebaut oder dort angebracht ist, identifizieren. Dieses zukunftsorientierte Dokumentenmanagement kommt bei Mitarbeitern gut an, denn es ist unkompliziert und komfortabel. Sie müssen sich keine PINs oder Passwörter merken, sondern können ihren Firmenausweis oder einen kleinen Key Fob (also einen Schlüsselanhänger mit Transponder) zum Drucken nutzen. Manche Unternehmen bieten auch NFC- oder BLE-App-Lösungen für Smartphones, sprich Angestellte müssen lediglich ihr Handy vor den Drucker halten.
Infoboxen – Hintergrund-Infos:
Was ist RFID?
RFID ist die Abkürzung für Radio Frequency Identification und ist eine funkbasierte Techno-
logie, die eine berührungslose Identifizierung von Personen oder Gegenständen ermöglicht.
https://www.elatec-rfid.com/de-de/rfid
Was ist NFC?
NFC steht für Near Field Communication, zu deutsch Nahfeldkommunikation, und ist ein
internationaler Übertragungsstandard zum drahtlosen Austausch von Daten über kurze Distanzen
von ca. 10 bis 20 cm. Neuere Smartphones sind mit dieser Technologie ausgestattet.
https://www.elatec-rfid.com/de-de/nfc
Was ist BLE?
Mit der Funktechnik Bluetooth Low Energy lassen sich Geräte in einer Umgebung von etwa 10 m
vernetzen.
https://www.elatec-rfid.com/de-de/ble
IT-Sicherheit: Schneller, bequemer und sicherer drucken
Beschäftigte wissen vor allem zu schätzen, dass die Ära der Warteschlangen am Drucker vorbei ist. Denn es nimmt viel Zeit in Anspruch, auf einer kleinen Benutzeroberfläche Zahlen, Klein- und Großbuchstaben und Sonderzeichen einzugeben – schnell vertippt man sich und muss nochmal neu starten. Da ist es weitaus einfacher, lediglich eine Karte vors Gerät zu halten.
Davon profitieren auch IT-Administratoren. Denn oft besteht deren Beschäftigung darin, Passwörter zu ändern oder Konten zu entsperren. Kein Wunder bei der Vielfalt an immer längeren und komplizierteren Zugangsdaten, die sich jeder täglich merken muss. Zudem besteht die Gefahr, dass einem Benutzer bei der Passwort-Eingabe über die Schulter geschaut wird. Weitaus gefahrloser sind da RFID-Karten, die nicht zwischen Mitarbeitern ausgetauscht werden und sich kaum duplizieren oder hacken lassen.
Weniger Kosten, mehr Transparenz im Druckmanagement
Ein weiterer Pluspunkt für die RFID-Technologie: Mitarbeiter können problemlos ihre Karten für das Druckmanagement selbst registrieren, wodurch sich die IT-Abteilung Zeit für die Einrichtung und den laufenden Support spart. Dazu kommt, dass die Firmen durch den eindeutigen Nutzungsnachweis völlige Kostentransparenz haben. Da die RFID-Lesegeräte vorhandene Mitarbeiterausweise verwenden können, entstehen keine zusätzlichen Kosten für die Herstellung und Verteilung neuer Karten. Sind die Ausweise keine Smartcards, können sie ganz simpel mit einem speziellen RFID-Aufkleber aufgerüstet werden.
Universelle RFID-Technologie schafft Zukunftssicherheit
In vielen Firmen sind allerdings bereits Kartentechnologien vorhanden. Wird der Drucker mit einem neuen RFID-Reader ausgestattet, sollten diese daher mit den bestehenden Technologien (wie z. B. dem RFID-Mitarbeiterausweis) kompatibel sein. Das ist allerdings nicht immer einfach: Es gibt Dutzende Transponder-Technologien weltweit, jede mit eigenen Datenformaten, Kommunikationsfrequenzen und Sicherheits-Funktionalitäten. Die meisten RFID-Reader können nur ein paar wenige unterschiedliche Kartentechnologien lesen. Diese Implementierungsgrenze lässt sich jedoch umgehen, wenn man auf eine universelle Technologie setzt, wie die RFID-Reader von ELATEC, die mit über 60 Transponder-Technologien kompatibel sind. Auch ist darauf zu achten, dass die RFID-Leser zukunftssicher sind und sich flexibel auf Änderungen anpassen lassen. Das macht diese Investition nachhaltig und senkt die Lebenskosten der Geräte.
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