CAFM: Wie Computer-Aided Facility Management die Digitalisierung der Immobilienverwaltung vorantreibt

Was bedeutet CAFM

• CAFM bedeutet Computer aided Facility Management und beinhaltet die Unterstützung des Gebäudemanagements durch bestimmte Software
• Immobilienbetreiber haben durch CAFM die Möglichkeit, sich auf Knopfdruck einen aktuellen Überblick über den Zustand und die Verwaltung ihrer Gebäude und deren Betrieb zu verschaffen
• Nach anfänglichem Aufwand für die Bestandsaufnahme sämtlicher relevanten Gebäude mit Inventar, Prozessen und Daten, können so langfristig Kosten gespart werden

Der deutschsprachige Raum hinkt beim Thema Digitalisierung der Immobilienverwaltung im internationalen Vergleich etwas hinterher. Dabei würde das Facility-Management von CAFM-Systemen in vielerlei Hinsicht profitieren: Systeme und Prozesse werden transparenter, besser planbar und nachvollziehbarer. Zudem könnten sich Immobilienbetreiber durch CAFM auf Knopfdruck einen aktuellen Überblick über den Zustand ihrer Gebäude und deren Betrieb verschaffen. Das spart Zeit und Geld.

Der deutschen Branchenverband GEFMA (German Facility-Management Association) hat bei der Veröffentlichung des aktuellen CAFM-Trendreports 2021 festgestellt, dass die „Verbreitung von CAFM-Software im deutschsprachigen Raum im internationalen Vergleich noch immer relativ gering“ sei. Laut der GEFMA schrecken viele Immobilienbetreiber vor der CAFM-Integration hauptsächlich wegen der aufwendigen Datenerfassung zurück. Tatsächlich sollte, wer heute auf eine CAFM-Software umsteigen möchte, für deren Einführung genügend Ressourcen einplanen. Denn die Bestandsaufnahme zu Beginn der Integration einer CAFM-Software umfasst sämtliche relevanten Gebäude mit Inventar, Prozessen und Daten.

Warum ist CAFM sinnvoll ist und was bringt Ihnen die CAFM-Software?

CAFM stellt sicher, dass ein Immobilienbetreiber die gesetzlichen Vorgaben nachweislich einhält. Die Dokumentation und Verwaltung der Anlagen und Daten erfolgen transparent und in der Regel DIN-276-konform. Darüber hinaus lassen sich die Anforderungen aus der Betreiberverantwortung erfüllen, wie sie im Grundgesetz verankert und in der Richtlinie 190 der GEFMA festgelegt sind.

Zudem ermöglicht CAFM eine detaillierte Zuordnung der Flächenkosten. Aufgrund der zentralen Datenhaltung sind die eingepflegten Prozesse im System der CAFM-Software für die jeweils betroffenen Personenkreise sichtbar und stehen nicht nur irgendwo auf To-do-Listen. Das reduziert den Suchaufwand und unterstützt die Dokumentation der Daten. Außerdem lassen sich Services so realistisch bewerten und optimieren.

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Welche Lösungen bietet ein CAFM-System?

CAFM-Software ist meist modular aufgebaut und kommt zunehmend als Cloud-Service zum Einsatz. Die zentrale Bestands-Management-Funktion ist oft in ein CAD-System integriert, was die Lokalisierung und Zuordnung von Elementen erleichtert und zielgruppenspezifische Darstellungen ermöglicht. Davon profitieren alle Nutzergruppen wie beispielsweise der Umzugsservice, das Instandhaltungspersonal sowie Mitarbeiter, die gerade einen freien Besprechungsraum suchen.

Service- und Instandhaltungsmodule stellen Anwendern Funktionen für die Integration von detaillierten Wartungsplänen für Geräte, Maschinen und Anlagen zur Verfügung. Die Software erinnert dann automatisch und fristgerecht an turnusmäßige Prüfungen und Wartungen.

Mit dem Vertrags-Management von CAFM-Lösungen lassen sich Immobilienverträge rechtssicher archivieren und verwalten, inklusive Controlling. Darüber hinaus gibt es Module für das Flotten- und Reinigungs-Management sowie intranetbasierte Ticketsysteme für Störmeldungen oder auch ein zentrales Schlüssel-Management. Viele CAFM-Lösungen bieten auch ein Workplace-Management oder Spezialmodule an, etwa für die Weiterbildungsverwaltung von Facility-Management Mitarbeitern in puncto Arbeitsschutz oder für Ersthelfer im Unternehmen.

Wie sich veränderte Rahmenbedingungen auf das CAFM auswirken

Die Rahmenbedingungen für die Immobilienwirtschaft verändern sich laufend. So veröffentlichte die GEFMA beispielsweise kürzlich eine Neuauflage der „GEFMA 190 Betreiberverantwortung“. Diese enthält Anpassungen an aktuelle Technik und Rechtsprechung. Außerdem nahm die GEFMA den Klimaschutz und die gesellschaftliche Verantwortung mit auf, wodurch sich die Dokumentationspflichten erweitern. Immobilienbetreiber müssen ihre Prozesse und Dokumentationen möglichst umgehend daran anpassen, um den ordnungsgemäßen Betrieb von Gebäuden und Außenanlagen weiterhin sicherzustellen. Wer eine CAFM-Software nutzt, kann hoffentlich die noch fehlenden Daten über ein entsprechendes Update und ein geführtes Anwendermenü in das System einpflegen.

Was ist bei der Einführung von CAFM zu beachten?

Für CAFM bieten sich modulare Standard-Software-Lösungen an. Diese lassen sich gut in vorhandene Infrastrukturen und Software-Umgebungen einbinden, also in Lösungen, die bereits einen Facility-Management-Part abdecken oder in ein CRM-System. Auch die Integration in eine Building-Information-Modeling-Software kann für künftige Infrastrukturprojekte sinnvoll sein. 

Wie bei allen Projekten entscheidet auch bei der Einführung einer CAFM-Software die Ist-Analyse über den Erfolg. Das betrifft nicht allein die ausführliche Datenerfassung, das Projektteam sollte zudem alle betroffenen Personengruppen miteinbeziehen. Führt es die Software außerdem etappenweise ein und priorisiert die Teilprojekte, dann hält sich der Aufwand jeweils in Grenzen. Zudem kann die Software ihre Vorzüge gleich in dem Bereich ausspielen, wo der größte Bedarf besteht. Anwender profitieren dann sofort von mehr Übersicht über die Daten, geregelteren Prozessen oder reduziertem Suchaufwand. Anschließend setzt das Projektteam schrittweise nach Priorisierung die anderen wichtigen Teilprojekte um.

Beschriftungen zur Unterstützung des CAFM

Nach der Erfassung aller Gebäude, Räume und des Inventars sind diese im Bestands-Management des CAFM-Systems mit einer ID hinterlegt. Dann stehen sie der CAFM-Software für vielfältige Zwecke zur Verfügung. So können User zum Beispiel per Mausklick Etiketten für die Beschriftungen des Inventars ausdrucken: gut lesbar, aktuell, korrekt und einheitlich. Bei Umzügen erhält das Umzugs-Management automatisch im Vorfeld die Beschriftungen für die dafür reservierten Umzugscontainer und das Mobiliar mit genauen Angaben zu den Umzugsdaten (Zeitraum, Startadresse, Umzugsziel und zugeordnete Personen). Das Wartungspersonal kann nach erledigter Arbeit die Geräte oder Anlagen per Etikett mit dem im System hinterlegten nächsten fälligen Wartungstermin beschriften. 

Darüber hinaus ist es möglich, über verteilte Barcodes Prozesse wie Wachrundgänge oder die Reinigung von Räumen zu dokumentieren. Auch dafür eignen sich Etiketten mit den Barcodes. Das Personal muss diese dann während des Rundgangs in einer vorgegebenen Reihenfolge scannen. Allein diese Beispiele zeigen: Insbesondere das digitale Bestands-Management über CAFM fußt vor Ort auf unzähligen Beschriftungen. Die automatische Erstellung per IT schützt vor Fehlern, spart Zeit und lässt sich stets nachvollziehen. 

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