Aufbewahrungspflichten für Geschäftsunterlagen

Alle Unternehmen sind dazu verpflichtet, Geschäftsunterlagen aufzubewahren – doch die Gesetze zur rechtskonformen Archivierung stellen vor allem kleinere und mittlere Betriebe vor Herausforderungen. Wir geben einen Überblick, wie die digitale Aktenablage effizient und rechtssicher gelingt. Zudem thematisieren wir branchenspezifische Besonderheiten und zeigen, welche Bedingungen für die digitale Archivierung bestehen.

Welche Aufbewahrungsfristen für Firmendokumente gelten

Die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Geschäftsunterlagen nach Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung (AO) gelten für Gewerbetreibende, die zur Buchführung verpflichtet sind. Ab einem Jahresumsatz von 600.000 Euro oder einem Jahresgewinn von 60.000 Euro müssen Unternehmer ihre Geschäftsvorgänge präzise dokumentieren. Wie lange die entsprechenden Dokumente aufbewahrt werden müssen, hängt von der Art der Papiere ab:

• 10 Jahre: Für Handelsbücher, Buchführungsbelege und dazugehörige Aufzeichnungen gilt eine Frist von 10 Jahren. Dazu gehören unter anderem Rechnungen, Quittungen, Kontoauszüge, Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Steuerbescheide, Lieferscheine und Vertragsurkunden. Auch bei Eröffnungsbilanzen, Jahresabschlüssen, Inventaren und Lageberichten greift die zehnjährige Aufbewahrungsfrist.
  
  
• 6 Jahre: Eine kürzere Frist ist für alle sonstigen Geschäftspapiere vorgesehen, die aufbewahrungspflichtig sind. Empfangene und versendete Handels- oder Geschäftsbriefe zählen ebenso dazu wie andere steuerrelevante Dokumente.
  
  
• 2 Jahre: Ein Sonderfall sind Unterlagen, die die Arbeitszeit von Mitarbeitern mit gesetzlichem Mindestlohn dokumentieren. Für entsprechende Papiere besteht eine zweijährige Aufbewahrungspflicht, wenn sie sich auf geringfügig Beschäftigte beziehen. Zudem sind Branchen, die das Gesetz zur Bekämpfung der Schwarzarbeit explizit nennt, zur Aufbewahrung verpflichtet – betroffen sind beispielsweise das Baugewerbe, die Gebäudereinigung und der Logistiksektor.

Die jeweilige Aufbewahrungsfrist startet nach dem Kalenderjahr, in dem zum Beispiel der Jahresabschluss aufgestellt, der Geschäftsbrief entgegengenommen oder der letzte Eintrag in die Geschäftsbücher geschrieben wurde.

Branchenspezifische Besonderheiten bei der Aufbewahrung von Dokumenten

Zusätzlich zur allgemeinen Aufbewahrungspflicht für Unternehmen gibt es Sonderregeln, die bestimmte Berufsgruppen und Branchen betreffen – darunter Ärzte, Therapeuten und Finanzunternehmen:

• Ärzte und Therapeuten: Eine Vielzahl an Bestimmungen befasst sich mit Schriftstücken, die bei Patientenbehandlungen und sonstigen medizinischen Vorgängen anfallen. Patientenunterlagen etwa sind nach den Vorschriften der Berufsordnung 10 Jahre aufzubewahren. Die gleiche Frist besteht für Arztakten, Arztbriefe, ärztliche Aufzeichnungen und Befunde. Unterlagen zur Strahlen- und Röntgenbehandlung müssen sogar 30 Jahre archiviert werden.
  
  
• Finanz- und Versicherungssektor: Die Aufbewahrungspflicht von sieben Jahren greift bei Börsenaufträgen durch Anlagevermittler und Maklerschlussnoten von Versicherungsmaklern. Bei Beratungsprotokollen und Maklerverträgen sind es fünf Jahre.

Rechtssichere Digitalarchive anlegen

Rechtlich ist der Einsatz digitaler Archive kein Problem, sofern Unternehmen die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) beachten. Besonders wichtig sind folgende Regeln, die der Bundesverband für Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien (Bitkom) zusammengetragen hat:

• Technologieneutrale und zeitnahe Archivierung: Unternehmen können selbst entscheiden, welches digitale Archivierungssystem sie nutzen. Als Grundsatz gilt: Die Software muss eine ordnungsgemäße Dokumentation und Buchführung ermöglichen. Strengere Vorgaben gelten für den Zeitpunkt der Archivierung: Sowohl Papierbelege als auch elektronische Nachweise sind zeitnah, möglichst direkt nach Erhalt, in das Archivsystem einzupflegen, um Manipulationen und Verlusten vorzubeugen.
  
  
• Gewährleistete Unveränderbarkeit der Daten: Unternehmen müssen dafür Sorge tragen, dass sich aufbewahrte Dokumente nicht verändern lassen. Geeignete Maßnahmen sind beispielsweise die Verwendung von fälschungssicheren Datenträgern mit Hardware-Verschlüsselung oder Software samt Passwortschutz und Backup-System. Eine bloße Ablage im Dateisystem des jeweiligen Rechners ohne weitere Sicherungsvorkehrungen reicht nicht.
  
  
• Lesbar, auswertbar und mit Index: Die gesicherten Unterlagen müssen sowohl problemlos lesbar als auch maschinell auswertbar sein. Insbesondere darf es während des Archivierungsprozesses zu keinen Verlusten steuerlich relevanter Inhalte kommen. Zudem benötigen alle archivierten Objekte einen eindeutigen Index, um jederzeit auffindbar zu sein. Als Indexkennung eigenen sich beispielsweise Dokumenten-IDs, Belegnummern, Rechnungsnummern oder Kalenderdaten.
  
  
• Offen für Betriebsprüfung: Die zuständige Finanzverwaltung muss die Möglichkeit haben, via Volltextsuche auf digital gespeicherte Unterlagen zuzugreifen und diese gegebenenfalls maschinell auszuwerten. Bei der digitalen Belegarchivierung darf der Betriebsprüfer vor Ort eine Einsicht direkt am Firmen-PC verlangen. Der Prüfer hat außerdem das Recht, das elektronische Archiv via Volltextsuche nach relevanten Inhalten zu durchsuchen.
  
  
• Dokumentation der Archivierung: Dokumentationen über die Verfahrensweise sind gesetzlich vorgeschrieben. Es muss ersichtlich und in angemessener Zeit nachprüfbar sein, wie die GoBD-Vorgaben umgesetzt wurden. So müssen zum Beispiel alle Schritte der Archivierung beschrieben, die für die Archivierung eingesetzte Hard- und Software ausgewiesen und die zuständigen Mitarbeiter benannt werden. Der deutsche Steuerberaterverband stellt dafür Praxistipps und Musterdokumentationen zur Verfügung.

Dokumente ordnungsgemäß entsorgen

Abgesehen von den aufbewahrungspflichtigen Unterlagen gibt es diverse Dokumentenarten, die Unternehmen umgehend entsorgen dürfen. Ergebnislose Angebotsschreiben und Angebotslisten gehören ebenso dazu wie Monats-, Quartals- und Halbjahresbilanzen. Auch rein interne Belege und Berichte wie Finanzpläne oder Umsatzprognosen sind nicht aufbewahrungspflichtig. 

Die Art der Entsorgung orientiert sich am Inhalt der jeweiligen Papiere. Unternehmen sind dazu verpflichtet, die Regeln zu personenbezogenen Daten nach der DSGVO auch bei der Beseitigung von Geschäftsunterlagen zu beachten. Datensensible Papierdokumente sind zu schreddern, digitale Inhalte restlos zu löschen.

Digitale Archive sparen Zeit und Arbeit

Die systematische Aufbewahrung von Geschäftsunterlagen nach gesetzlichen Vorgaben hat für Unternehmen viele Vorteile. Langfristig sparen sie Zeit, Arbeit und durch digitale Sicherung auch Platz. Zudem agieren Firmen bei der ordnungsgemäßen Anwendung stets rechtssicher. Bei Fragen zur Rechtslage sind Finanzämter und Steuerberater übrigens die besten Ansprechpartner, um endgültige Klarheit zu bekommen.

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