Sicheres Drucken: In vielen Unternehmen mangelhaft
Sie fühlen sich sicher? Prima! Aber wie steht es um Ihre Drucker und Druckerzeugnisse? Wissen Sie, wie Sie Ihre Druckinfrastruktur schützen?
Immer häufiger geraten Unternehmen in das Visier von Cyberkriminellen. IT-Abteilungen wissen darüber lange Bescheid und wappnen die Unternehmen immer besser gegen diese Angriffe. Doch häufig werden im Rahmen der Cybersicherheit einige Aspekte übersehen, welche schnell von Dritten ausgenutzt werden können. So soll der folgende Beitrag genau einen dieser Aspekte näher durchleuchten.
Es passiert immer wieder, dass Unternehmen wegen eines Ransomware-Angriffs den Zugang zu ihren Produktionsdaten verlieren oder hilflos zusehen müssen, wie ihre Kundendaten oder Entwicklungen gestohlen und im Darknet verkauft werden. Dieser Verlust kann sehr schnell für die Geschäfte und den Ruf eines Unternehmens verheerend werden. Nicht selten liegen die Risikofaktoren im Rahmen des sicheren Druckens in der Druckinfrastruktur.
Sicheres Drucken spielt in Unternehmen untergeordnete Rolle
Dennoch scheint das sichere Drucken für viele IT-Entscheidungsträger (ITDMs) keine große Rolle zu spielen, wenn nicht sogar ein blinder Fleck zu sein. Als das IT-Marktforschungsinstitut Quocirca ITDMs zu den Sicherheitsrisiken befragte, die sie 2022 für am gravierendsten hielten, wurden die Homeoffice-Drucker der Angestellten am fünfthäufigsten – von 24 Prozent der Befragten – als Sicherheitsrisiko genannt. Die Druckumgebung im Büro hielten sogar nur 21 Prozent für ein Sicherheitsrisiko.
Diese Angaben erstaunen angesichts dessen, dass zwei Drittel der Unternehmen angaben, durch unsicheres Drucken Daten verloren zu haben. Die Kosten, die ihnen durch eine solche Datenschutzverletzung entstanden, betrugen im Durchschnitt 714.000 Euro – neben weiteren nicht bezifferbaren Schäden wie dem Verlust der Geschäftskontinuität und Betriebsstörungen.
Sicherung des gesamten Druckprozesses und darüber hinaus
Der Verlust oder die unbefugte Verbreitung eines einzigen vertraulichen Druckerzeugnisses allein kann bereits katastrophale Folgen haben. Schnell können dabei sensible Informationen wie persönliche Informationen von Mitarbeitern an die Öffentlichkeit gelangen. In Deutschland könnten sich aufgrund der Datenschutzgrundverordnung daraus schwerwiegende Konsequenzen ergeben. Dieses Problem umfasst allerdings nicht immer nur Unternehmen aus der Privatwirtschaft, sondern auch staatliche Institutionen. Ein Beispiel aus jüngster Vergangenheit ist der Streit zwischen dem Justizministerium der USA und Donald Trump darüber, ob hoch vertrauliche Dokumente aus dem Weißen Haus entfernt worden sind oder nicht. Dieses Beispiel zeigt deutlich, dass sicheres Drucken nicht nur den Druckvorgang umfasst, sondern auch die Dokumentensicherheit, sobald Druckerzeugnisse in der Auslage des Gerätes liegen oder unbefugt daraus entfernt werden.
Wie jedes andere technische Gerät können natürlich auch Drucker und Scanner von professionellen Cyberkriminellen gehackt werden, wodurch auch sie ein Sicherheitsrisiko werden können. Schließlich ist ein moderner Drucker normalerweise ein sehr leistungsstarkes Endgerät, welches über einen eigenen Speicher und zahlreiche Konnektivitätsoptionen wie Ethernet, Wi-Fi, Bluetooth und USB verfügt. Damit ergeben sich gleich mehrere Einfallstore, welche Zugang zu sensiblen Daten ermöglichen und ein sicheres Drucken stark beeinflussen können.
Folglich umfasst ein sicherer Druckprozess nicht nur die Absicherung aller Schnittstellen welche für einen Angriff missbraucht werden können, sondern auch alle weiteren Aspekte, die mit dem fertigen Druckerzeugnis zusammenhängen.
Mangelhafte Drucksicherheit aufgedeckt
Im Oktober 2022 gaben Sicherheitsexperten von Cybernews bekannt, 28.000 ungeschützte Drucker gehackt zu haben, um auf die damit verbundenen Gefahren hinzuweisen. Sie nutzten ihre Kontrolle über die Geräte dazu aus, ein kleines Handbuch über Druckersicherheit auszudrucken. Weniger freundlich gesinnte Hacker hätten die Gelegenheit nutzen können, um auf vertrauliche Dokumente im Druckerspeicher zuzugreifen. Außerdem hätten sie die gehackten Geräte auch als Ausgangspunkt für weitere Einbrüche in Firmennetze, für DDoS-Angriffe, Spamming oder Crypto Mining verwenden können.
Wie wird sicheres Drucken möglich?
Damit im Unternehmen sicher gedruckt werden kann, sollte eine mehrschichtige Sicherheitsstrategie entwickelt werden. Diese ist langfristig für den dauerhaften Schutz des unternehmensweiten Netzwerks und aller damit verbundenen Geräte und Dokumente unerlässlich. Doch welche Maßnahmen müssen bei der Ausarbeitung einer Sicherheitsstrategie berücksichtigt werden?
Analyse
Eine Analyse des gesamten Netzwerks ist die beste Grundlage dafür, einen effektiven Plan zum Sicherheitsmanagement auszuarbeiten. Das unternehmensweite Netzwerk besteht in der Regel aus Geräten und untergeordneten Netzwerken einschließlich diverser Peripheriegeräte (Firewalls, Router, Webserver und weiteren Geräten mit öffentlichem Zugang) sowie eine große Anzahl an Endpunkten wie Computer, Smartphones oder Tablets. Hierbei sollten sich Fragen gestellt werden wie: Welche und wie viele Geräte sind im Einsatz? Sind alle Geräte ausreichend abgesichert? Unterstützen alle Geräte das sichere Drucken?
Überwachung
Grundsätzlich ist die Sicherstellung der Netzwerksicherheit von hoher Bedeutung. Dementsprechend überwachen die meisten Unternehmen den Datenverkehr in das eigene Netzwerk aus ihm heraus und innerhalb des Netzwerks, um ungewöhnliche Muster früh zu entdecken. Jedoch stellt sich dabei die Frage, ob unscheinbare Verbindungen wie der Datenverkehr zwischen Druckern bzw. Scannern und anderen Endgeräten ebenfalls beobachtet werden. Falls dies nicht der Fall ist, sollte hier schnell mit dem Monitoring begonnen werden, um ein sicheres Drucken zu ermöglichen.
Regelmäßige Updates
Trotz eines sicheren Netzwerkes können Geräte dennoch angreifbar bleiben. Dies geschieht meist dann, wenn alte Geräte keine Sicherheitsupdates mehr erhalten. Ein weiteres Problem stellt die Firmware dar. Dies trifft insbesondere dann ein, wenn sie herstellerseitig nicht sicher ist oder sich nur umständlich aktualisieren lässt. Allein dieser kleine Aspekt im gesamten Kontext der Drucksicherheit kann das Vorhaben des sicheren Druckens stark gefährden.
Moderne Geräte verfügen dagegen meist über Sicherheitsfunktionen wie port-basierte Zugriffskontrollen und Dokumentenverschlüsselung, die helfen können, Hackerangriffe abzuwehren. Passwortschutz und Authentifizierungstechnologien stellen außerdem sicher, dass nur berechtigte Nutzer auf den Geräten drucken und Dokumente abrufen können.
Sicherheit am Gerät
Unternehmen können im Rahmen des sicheren Druckens sogar noch einen Schritt weitergehen und dafür sorgen, dass Angestellte selbst zum Drucker gehen und ein Dokument erst mit Hilfe einer PIN oder Zugangskarte entsperren müssen, bevor sie es ausdrucken können. Mit diesem Verfahren sinkt die Wahrscheinlichkeit, dass das Druckerzeugnis von anderen Menschen abgefangen wird.
Eine Erleichterung dafür schafft eine Software zum Flottenmanagement, die zeigt, welche Geräte von wem genutzt werden und welche Dokumente gedruckt werden. Außerdem können mit jener Plattform Sicherheitsrichtlinien und Arbeitsabläufe präzise definiert werden. Des Weiteren lassen sich Regeln für einzelne Geräte und Mitarbeiter festlegen, sodass auch auf lokaler Ebene dem sicheren Drucken nichts mehr im Weg steht.
Unterstützung für die Druckinfrastruktur
Wenn es um sicheres Drucken geht, ist es von Vorteil, mit einem starken Partner für verwaltete Druckleistungen zusammenzuarbeiten, der dabei hilft, die eigene Sicherheitslage richtig einzuschätzen und alle Drucktätigkeiten effizienter und vor allem sicherer zu gestalten. Nach Erkenntnissen von Quocirca haben Unternehmen, die mit Anbietern von Managed Printed Services (MPS) zusammenarbeiten, in der Regel ein ausgeprägteres Bewusstsein für das sichere Drucken als andere Unternehmen. Außerdem sind sie zuversichtlicher, was ihre Sicherheitslage anbelangt, und können Sicherheitsprobleme leichter lösen.
Eine Option, möglichst viele dieser Probleme auf einmal zu lösen, welches das sichere Drucken maßgeblich beeinflussen, ist die Nutzung von MPS. Diese umfassen neben einer Steigerung der Informationssicherheit und der Produktivität auch Kostensenkungen für mehr Cashflow.
