Collaboration-Tools: Funktionen und Vorteile auf einen Blick
Die Vorteile von Collaboration-Software-Tools
Collaboration-Tools helfen Unternehmen dabei, ihre Teams unabhängig vom Arbeitsort produktiv arbeiten zu lassen. Egal, ob im Büro oder vom Home Office aus – die Online-Zusammenarbeit funktioniert praktisch überall. Collaboration-Plattformen ermöglichen jedem Teammitglied, mit den Kollegen in Echtzeit zu kommunizieren – so lässt sich die Zusammenarbeit im Team in vielen Bereichen verbessern.
Zudem unterstützen Collaboration-Software-Lösungen Teamleiter darin, Arbeitsabläufe übersichtlich zu organisieren und einzelnen Mitarbeitern die gewünschten Aufgaben zuzuweisen. Der Fortschritt aller Etappen ist dabei jederzeit nachvollziehbar. Automatisierte Mitteilungen erinnern Mitarbeiter zudem an Fristen und Meetings.
Die Vorteile einer Collaboration-Plattform lassen sich insbesondere dann erkennen, wenn viele Mitarbeiter von unterschiedlichen Orten aus an einem Projekt arbeiten. Passende Softwarelösungen bieten jedem Mitarbeiter zu jeder Zeit einen guten Überblick über den Verlauf des Projekts, selbst wenn sie sich nicht persönlich mit ihren Kollegen absprechen können. Ebenso lassen sich Kunden oder Geschäftspartner in die Tools einbinden, um ihren einen transparenten Einblick zu gewähren oder beispielsweise die Ergebnisse einzelner Etappen zu besprechen.
Welche Arbeitsprozesse von Online-Zusammenarbeit erleichtert werden
Die Online-Zusammenarbeit deckt viele Bereiche des Büroalltags ab, die wir Ihnen im Folgenden genauer vorstellen.
Kommunikation mit Kollegen
Communication-Plattformen geben allen Teammitgliedern die Gelegenheit, Ideen auszutauschen oder Feedback zu äußern. Interaktive Organisationsboards samt Kommentarfunktion, Instant-Messaging und Anmerkungen in Dokumenten sind nur einige der Funktionen gängiger Collaboration-Tools. Hinzu besteht häufig die Möglichkeit, klassische Apps wie Outlook oder Skype zu integrieren und so das Kommunikationssystem zu erweitern.
Gemeinsame Kalender
Fristen für Etappenziele und Feedback-Runden mit Kunden – Kalender sorgen für Orientierung. Umso wichtiger ist es, alle Teammitglieder einzubinden. Collaboration-Plattformen stellen zu dem Zweck vielfältige Kalenderfunktionen bereit. Wenn der Projektleiter beispielsweise Termine einträgt, werden die Mitarbeiter automatisch benachrichtigt. Doch nicht nur der Projektleiter hat Zugriff auf alle Termine, sondern das ganze Team kann in den Kalender einsehen und Termine teilen. Somit ist völlige Transparent gegeben. Ein weiterer Vorteil besteht darin, dass der Kalender direkt in das Collaboration-Tool integriert ist und Mitarbeiter daher nicht zwischen mehreren Diensten hin- und herspringen müssen.
Zusammenarbeit an Dokumenten
Die Dokumente innerhalb von Collaboration-Tools lassen sich für beliebig viele Mitarbeiter freigeben, damit sie gemeinsam daran arbeiten können. Änderungen und deren Urheber sind jederzeit nachvollziehbar. So entfällt das Hin- und Herschicken von Dateien per E-Mail und die unübersichtliche Ablage von verschiedenen Versionen. Stattdessen gibt es Online-Dokumente, die alle Teammitglieder bearbeiten können. Zudem haben Projektteilnehmer die Möglichkeit, Dateien wie PDFs oder Grafiken mit allen Kollegen zu teilen.
Management von Projekten
Projektleiter profitieren in vielerlei Hinsicht von Collaboration-Software. Statt mit jedem Mitarbeiter einzeln kommunizieren zu müssen, lassen sich Ankündigungen zentral für alle Beteiligten freigeben. Zudem werden Fortschritte auf Wunsch dokumentiert und ausgewertet. Dank der übersichtlichen Benutzeroberfläche funktioniert die Koordination jedes Projektbereichs sehr einfach – vor allem dann, wenn viele Mitarbeiter beteiligt sind. Auch die einzelnen Teilnehmer können ihre Abläufe besser verwalten, da entsprechende Tools jederzeit eine Übersicht des gesamten Projekts samt aller Teilbereiche bieten.Wie finden Unternehmen die passende Lösung?
Bei der Auswahl und beim Einsatz von Collaboration-Tools gilt es einige Dinge zu beachten:Individueller Bedarf
Während manche Projekte ein Rundum-sorglos-Paket mit so vielen Funktionen wie möglich erfordern, reichen für andere Einsatzzwecke bereits einzelne Tools wie bestimmte Messenger. Vor der Wahl der passenden Collaboration-Lösung gilt es daher zu prüfen, welche Features benötigt werden, um am Ende nicht zu viel für eine umfassende Lösung zu investieren. Zudem muss beachtet werden, dass komplexere Tools ein hohes Maß an Einarbeitung benötigen, was Schulungen der Mitarbeiter voraussetzt.Integration vorhandener Dienste
Falls Ihr Unternehmen schon auf bestimmte IT-Dienste wie Microsoft Exchange oder die Google G Suite zurückgreift und sie diese weiter nutzen wollen, sollte die neue Collaboration-Software Schnittstellen dafür bereitstellen. Das gewährleistet einen reibungslosen Ablauf der Kommunikation und des Datenaustauschs.
Hohes Maß an Datensicherheit
Firmen-, Mitarbeiter- und Kundendaten enthalten oftmals sensible Informationen. Sie müssen daher besonders geschützt werden. DSGVO-Konformität der genutzten Collaboration-Tools oder Messaging-Dienste mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung können – je nach Branche und Unternehmen – Voraussetzungen dafür sein, die jeweiligen Dienste verwenden zu dürfen.
Empfehlenswerte Collaboration-Tools
Wer nach der passenden Collaboration-Software sucht, findet viele Angebote. Etablierte Lösungen großer Anbieter zählen zu den empfehlenswerten Optionen, da sie bewährt und weit verbreitet sind sowie einen guten Support aufweisen. Folgende Dienste gehören zu den populärsten Lösungen:
- Microsoft 365: Microsofts Cloud-Paket ist optimal in Windows integriert und beinhaltet die Standardprogramme für das Bearbeiten von Dokumenten: Word, Excel und PowerPoint. Hinzu kommt das E-Mail-Tool Outlook inklusive Exchange-Integration und das auf Teamarbeit ausgelegte Kommunikationstool MS Teams.
- Google G Suite: Die Business-Suite des Suchmaschinen-Anbieters vereint viele Online-Tools, über die sich Projekte verwalten und umsetzen lassen. Die Browser-Kompatibilität – insbesondere in Chrome – ist vorbildlich.
- Asana: Die Arbeitsmanagement-Plattform Asana gibt Teams die Gelegenheit dazu, Projekte zu organisieren und gemeinsame Arbeitsabläufe umzusetzen. Hinzu kommen Automatisierungen von Aufgaben. Asana ist außerdem für seine Benutzerfreundlichkeit und sein attraktives Design beliebt.
- Trello: Die Collaboration-Plattform von Atlassian ist konsequent auf die Projektarbeit und damit verbundene Aufgabenverteilung zugeschnitten. Nutzer können externe Dienste wie Dropbox und Co. einbinden, um Dateien zu teilen. Die Basisversion ist kostenlos.
Mobile Arbeit auf dem Vormarsch
Die Fülle hochkarätiger Collaboration-Software beweist: Mitarbeiter müssen heute nicht mehr gemeinsam im Büro sitzen, um effizient und produktiv zusammenzuarbeiten. Zusätzlich zu den bereits vorgestellten Lösungen gibt es viele weitere Apps und Geräte, die die mobile Arbeit vereinfachen. Welche das sind, erfahren Sie in unserem Blogbeitrag
„Mobiles Arbeiten: Diese Tools und Gadgets sorgen für mehr Produktivität“.
