Sicheres Dokumentenmanagement
Was Unternehmen hinsichtlich des Dokumentenmanagements aus dem juristischen Bereich lernen können.
Die digitale Transformation ist etwas, womit sich alle kleinen und mittelständischen Unternehmen Europas früher oder später beschäftigen müssen, um nicht den Anschluss zu verlieren und von der Konkurrenz abgehängt zu werden.
Vor allem Unternehmen aus dem rechtlichen Bereich, fällt es oft schwer, neue Technologien einzuführen, weil sie noch in veralteten Prozessen und Infrastrukturen festhängen.
Eines der größten Hindernisse auf dem Weg zur Modernisierung von Arbeitsabläufen war bislang die starke Abhängigkeit von Druckerzeugnissen und manuellen Archivierungsverfahren. Ein digitales Dokumentenmanagement galt lange Zeit als Fremdwort.
In den letzten zwei Jahren haben sich aber immer mehr Firmen aus dem juristischen Bereich technologischen Lösungen zugewandt. Laut einem Bericht der Oxford University, der von der Solicitors Regulation Authority (SRA) in Auftrag gegeben und 2021 veröffentlicht wurde, nahm der Einsatz von digitalen Technologien während der Pandemie stark zu. Inzwischen nutzen 51 % der Firmen digitale Technologie verstärkt dazu, Arbeit besser zu verwalten oder zu erledigen, 48 % nutzen sie, um mit ihren Kunden in Kontakt zu bleiben, und 26 % gewinnen mit ihr neue Kunden.
Dokumente von überall aus abrufen
Was sehen die meisten Menschen als erstes vor ihrem inneren Auge, wenn sie sich eine typische Anwaltskanzlei vorstellen? Wahrscheinlich Stapel von Papieren und Regale, die sich unter der Last von Fallakten biegen.
Alle benötigten Dokumente jederzeit schnell finden zu können, ist für Beschäftigte der Rechtsbranche unerlässlich, um gut und effizient arbeiten zu können. Als die ersten Lockdowns begannen und die Arbeit im Homeoffice in vielen Branchen verpflichtend wurde, mussten viele Kanzleien sehr schnell dafür sorgen, dass ihre Beschäftigten trotz dieser Einschränkungen weiterhin auf alle benötigten Dokumente zugreifen können. Folglich mussten viele Betriebe ihr Dokumentenmanagement grundlegend überarbeiten.
So gingen beispielsweise in der führenden britischen Anwaltskanzlei Weightmans alle 1.200 Beschäftigten praktisch über Nacht von der Arbeit im Büro zum Homeoffice über. Um diesen Übergang zu bewältigen, blieb ein kleines Team von Angestellten im Büro, um alle Dokumente einzuscannen und zu digitalisieren.
Dabei wandelten sie jedes Druckerzeugnis in eine PDF-Datei um, welche dann im Fallmanagementsystem der Kanzlei mittels des digitalen Dokumentenmanagements auf dem Server abgelegt wurde. Danach konnten alle berechtigten Angestellten von überall aus leicht auf die Daten zugreifen, sodass die Arbeitsabläufe nicht unterbrochen werden mussten.
Digitalisierung ist aber nicht nur eine kurzfristige Notlösung für das Problem, mit dem die Kanzleien plötzlich zu kämpfen hatten, sondern bietet auf längere Sicht die Gelegenheit, Unternehmen grundlegend zu transformieren und klare Vorteile daraus zu ziehen.
Die Netzwerke, die als Reaktion auf die Pandemie entstanden, sind langlebig und machen es möglich, ein Archivierungssystem zu schaffen, welches Informationen zuverlässig von jedem beliebigen Standort aus abruft und somit viel Zeit spart, die andernfalls für die Dokumentensuche aufgebracht worden wäre.
Durch das überarbeitete Dokumentenmanagement können Aufgaben, die Beschäftigte im Backoffice einst viele Stunden Arbeit gekostet haben, in Windeseile erledigt werden. Dazu gehört es zum Beispiel, Dokumente für Mietverträge zu bearbeiten oder Hunderte von Fällen nach dem alles entscheidenden Präzedenzfall zu durchsuchen. Da sich Unternehmen somit nicht mehr stundenlang mit Verwaltungstätigkeiten und anderen sekundären Aufgaben aufhalten müssen, werden sie erheblich produktiver.
Automatisierung für ein besseres Dokumentenmanagement
Für Anwaltskanzleien ist ein sicheres Dokumentenmanagement unausweichlich, da es ihnen erlaubt, Akten sowohl vom Büro als auch von zu Hause aus effizient abzurufen. Da die meisten Informationen in Anwaltskanzleien vertraulich sind, stehen Sicherheit und Präzision in Netzwerken für sie an erster Stelle.
Manuelle Scanprozess sind generell fehleranfälliger als digitale, da Menschen häufig unbeabsichtigt Dokumente verlegen oder den falschen Personen zuschicken können. Solche Fehler können sehr kostspielig sein und sogar den Ruf der Anwaltskanzlei schädigen. Ein Unternehmen, das seine Scanprozesse automatisiert und ein sicheres Dokumentenmanagement implementiert, kann entscheidend dazu beitragen, dass digitale Dokumente stets am richtigen Ort landen und nie in die falschen Hände geraten.
Die Einführung eines Strichcodesystems ist einer der ersten Schritte bei der Schaffung eines sicheren Dokumentenmanagementsystems für das ganze Unternehmen. Mithilfe von Strichcodes auf einer Seite können Scanner erkennen, worum es auf dieser Seite geht und an wen sie gerichtet ist.
Somit werden gleich nach dem Scannen markierte Dokumente automatisch den richtigen Empfängern zugeordnet und über ein sicheres Netzwerk an sie versendet. Durch dieses Verfahren lässt sich verhindern, dass Daten abgefangen oder fehlerhaft übertragen werden.
Auch der Einsatz von künstlicher Intelligenz kann das Dokumentenmanagement optimieren. Durch diese Technologie können Dokumente nach dem Scannen und Markieren mittels eines automatisierten Prozesses direkt in das richtige Archiv oder in der gewünschten Zieldatenbank abgelegt werden, ohne dass eine manuelle Zuordnung erforderlich ist.
Immer mehr Unternehmen (vor allem im Rechtsbereich und im Gesundheitswesen), deren Daten streng vertraulich sind, nutzen bereits diese neue Methode des Dokumententransfers.
Neben der optimierten Zuordnung bestimmter Dokumente bietet die künstliche Intelligenz im Kontext des Dokumentenmanagements weitere Vorteile wie etwa eine optimierte Herangehensweise an die Rationalisierung eines Unternehmens. Sobald die Infrastruktur eingerichtet ist, läuft alles nach dem Baukastenprinzip ab, sodass neue Wege zu neuen Ansprechpartnern gebahnt werden können. Diese Wege können leicht auf die Anforderungen des Unternehmens zugeschnitten werden, unabhängig davon, wie groß es ist.
Die Sicherheit eines Dokumentenmanagements ist für Unternehmen insbesondere im juristischen Bereich unerlässlich. Es ermöglicht ihnen einen präzisen und sicheren Dokumententransfer von jedem beliebigen Ort aus und macht den Prozess der Datenübertragung dadurch weniger fehleranfällig. So kann sichergestellt werden, dass die Dokumente in die richtigen Hände geraten und sensible Materialien nicht auf dem falschen Schreibtisch landen.
Die ersten Schritte zum sicheren Dokumentenmanagement
Die Arbeitsabläufe in einem Unternehmen grundlegend zu verändern wie beispielsweise die Umstrukturierung des Dokumentenmanagements, kann anfangs wie eine Herkulesaufgabe erscheinen. Doch wie die Rechtsbranche gezeigt hat, kann das, was als Notlösung begonnen hat, kann schnell langfristige Vorteile bringen.
Dafür muss jedes Unternehmen jedoch eine individuelle Lösung nutzen, die sich nahtlos in seine Infrastruktur einfügt, da es sich dabei oft um eine neue Form des Arbeitens handelt.
Mithilfe von Technologiepartnern, die nicht nur über großes Fachwissen verfügen, sondern auch die konkreten Bedürfnisse eines Unternehmens erkennen, können Firmen eine wichtige Brücke zum Dokumentenmanagement schaffen, die dauerhaft zu ihren Gunsten wirken wird.
Eine solche effektive und sichere Lösung zum Scannen und Verwalten von Dokumenten kann Unternehmen dabei helfen, produktiver zu werden, effizientere Arbeitsabläufe zu entwickeln und dem sich rasant entwickelnden Arbeitsumfeld gerecht zu werden.
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