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Was Sie vor dem Kauf eines neuen Business Druckers beachten sollten   

Erfahren Sie, wie Sie mit einem Managed Print Service Zeit und Geld sparen können.

Wir wissen, dass kleine Unternehmen oft nicht genügend Zeit haben, um den perfekten Drucker für ihre Anforderungen zu wählen. Sicher kennen Sie das auch: Sie brauchen dringend einen neuen oder zusätzlichen Drucker und haben keine Zeit zu verlieren. Deshalb rufen Sie schnell die Seite Ihres bevorzugten Online-Discounters auf oder gehen zu Ihrem Elektronikhändler vor Ort und kaufen den erstbesten Drucker. Aber bevor Sie einen solchen Kauf tätigen, sollten Sie einen Augenblick lang die Alternative dazu in Betracht ziehen: einen Managed Print Service.  

Um Ihnen Ihre Entscheidung zu erleichtern und Ihnen zu helfen, die bestmögliche Lösung für Ihr Unternehmen zu finden, werden wir Ihnen in diesem Artikel all das vorstellen, was Sie bedenken sollten, bevor Sie in einen neuen Drucker investieren. Nach dem Lesen unseres Ratgebers werden Sie sich ganz einfach die Frage beantworten können, ob Sie einen Drucker kaufen oder mittels Managed Print Service leasen sollten.  

Einen neuen Drucker zu kaufen, kann auf den ersten Blick als unkomplizierte Angelegenheit erscheinen, die nur einmal Kosten verursacht. Dabei hat ein solcher Kauf langfristige Folgen, die von Mehrkosten bis hin zu ernsthaften Problemen reichen können. Denken Sie nur einmal an die vielen Verbrauchsmaterialien, die Sie für Ihren Druckerbetrieb benötigen, oder die schwierige Integration Ihres neuen Druckers in Ihre IT-Infrastruktur und die teure Hilfe eines Experten bei der Lösung von technischen Problemen. All das wird ein solcher Kauf nach sich ziehen, und auf den zweiten Blick lohnt es sich vielleicht doch, einmal eine Alternative in Betracht zu ziehen.  

Die Alternative ist in diesem Fall ein abonnementbasierter Managed Print Service (MPS). Ein solcher Service kann je nach Bedarf eine Kombination aus Drucker-Hardware, einem monatlichen Seitenkontingent, Verbrauchsmaterialien und Wartungsleistungen beinhalten. Zudem enthält dieser Service bei Brother eine Vorab-Beurteilung und die fortlaufende Optimierung der Drucklandschaft.  

Grundsätzlich bedeutet ein Managed Print Service die automatischen Bestellung von Tinte und Toner, bevor sie zur Neige gehen, sowie langfristigen technischen Support und viele Vorteile, die auf lange Sicht Zeit, Geld und Mühe sparen werden.  

Laut Studien der IDC verwenden mehr als die Hälfte der europäischen Unternehmen mit weniger als 500 Mitarbeitern eine abonnementbasierte Drucklösung, und sogar noch mehr von ihnen hätten lieber einen Service, der eine Vorab-Beurteilung und Optimierung beinhaltet. Trotz des großen Interesses, setzt nur etwa die Hälfte aller kleinen Unternehmen einen Managed Print Service ein. 

 
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Quelle: IDCs Europäische Umfrage zu Bildverarbeitungs-, Druck- und Dokumentenlösungen von 2023

Immer die richtige Tinte und den passenden Toner 

Stellen Sie sich einmal vor, Sie haben einen stressigen Tag im Büro mit einer To-do-Liste, die immer länger zu werden scheint. Und ganz oben steht ein großer Druckauftrag. Genau dann, wenn sie mit der Aufgabe beginnen wollen, geht Ihrem Drucker die Tinte oder der Toner aus. Wenn Sie Ihren Drucker auf herkömmliche Weise gekauft haben, haben Sie gar keine andere Wahl, als zum nächsten Bürobedarfsladen zu eilen, um eine neue Tintenpatrone oder Tonerkartusche zu kaufen – immer auf die Gefahr hin, durch den Stress das falsche Verbrauchsmaterial für Ihr Gerät zu kaufen.  

Das ist wohl einer der Gründe dafür, warum 60 % der Unternehmen mit 1-9 Mitarbeitern bei der IDC-Befragung angegeben haben, dass sie lieber einen abonnementbasierten Service hätten – aufgrund von Vorteilen wie der automatischen Bereitstellung von entscheidenden Verbrauchsmaterialien wie Tinte und Toner. Dieses Problem scheinen auch Heimanwender zu haben.   

 

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Quelle: Brothers Verbraucherbefragung zum Thema Druck von 2023, durchgeführt von Savanta
Im geschäftlichen Umfeld summieren sich die Kosten, die durch Fehlkäufe entstehen. Wenn Sie dagegen einen Managed Print Service verwenden, bekommen Sie passende Tinte und Toner automatisch zugeschickt. So verlieren Sie nie wieder Zeit durch (Fehl-)Käufe in letzter Minute und verkleinern noch dazu Ihren ökologischen Fußabdruck, da weniger Abfall durch falsches Verbrauchsmaterial anfällt.

Um Ihre Ökobilanz noch weiter zu optimieren, können Sie Ihre verbrauchten Kartuschen einfach kostenlos an Brother zurückschicken. Wir kümmern uns dann um ihr Recycling oder ihre Wiederaufarbeitung. Damit nehmen wir Ihnen eine weitere lästige Aufgabe ab, damit Sie sich auf die wirklich wichtigen Aspekte Ihres Geschäftsbetriebs konzentrieren können.  

Wie ermöglicht ein Managed Print Service einen kontinuierlichen Bestand an Verbrauchmaterial?  

Ganz einfach – durch die automatische Lieferung der richtigen Tinten und Toner für Ihr Gerät. Konkret bedeutet dies, dass ihr Drucker automatisch eine Bestellung auslöst, sobald der Bestand an Verbrauchsmaterial eine definierte Menge unterschreitet. Somit kann sichergestellt werden, dass Ihre Geräteflotte durchgehend betriebsbereit ist.  

Die versteckten Kosten des Druckerkaufs  

Unerwartete Druckerkosten können Ihnen aber nicht nur dadurch entstehen, dass Sie die falschen Tintenpatronen oder Tonerkartuschen kaufen, sondern auch dadurch, dass Sie zu viele von ihnen bestellen. Viele Unternehmen bestellen in regelmäßigen Abständen dieselbe Menge an Verbrauchsmaterialien, um stets genug vorrätig zu haben. Allerdings kann dies mit der Zeit dazu führen, dass sie mehr davon haben, als sie benötigen. Hinzukommt, dass wenn Sie die Ausgaben für unvorhergesehene Druckerreparaturen mit einbeziehen, beginnen sich die versteckten Kosten zu summieren. Dagegen erhalten Sie bei einem Managed Print Service Ihre Verbrauchsmaterialien von einem vertrauenswürdigen Anbieter zu einem festen, oft sogar rabattierten Preis, damit Sie nie wieder Zeit darauf verschwenden müssen, die richtige Kartusche zum niedrigsten Preis zu suchen.  

Und im Gegensatz zum reinen Druckerkauf müssen Sie sich nicht mehr um alles selbst kümmern. Mit den Managed Print Services von Brother erleben Sie keine bösen Überraschungen mehr. Sie behalten Ihre Nutzungsdaten jederzeit im Blick und erhalten von uns Nachschub, bevor Ihre Verbrauchsmaterialien zur Neige gehen. So vermeiden Sie unnötige Bestellungen. Außerdem sind Reparatur- und Wartungsarbeiten inbegriffen sowie eine Garantie über die Dauer Ihres Vertrages.  

 Wie können Sie mit MPS sparen? 

  • 30 – 40 % Kosteneinsparung 
  • Wartung inbegriffen 
  • Zeitersparnis, da Sie sich nicht mehr um Ihren Drucker kümmern müssen 

Es liegt auf der Hand: Managed Print Services sind effizienter als herkömmliche Lösungen – schon allein in puncto Wartung und Gerätemanagement. Und wenn Sie Ihren Service anpassen wollen, können Sie sich einfach in Ihren Account auf unserem Kundenportal einloggen und die gewünschten Änderungen innerhalb weniger Minuten vornehmen. 

Wie erleichtert ein Managed Print Service die Druckkostenplanung? 

Dadurch, dass die Wartungs-, Support- und Verbrauchsmaterialkosten in einer transparenten Monatsgebühr enthalten sind.  

Support bei technischen Problemen  

Technische Ausfälle gehören zu den Dingen, die die Produktivität am meisten hemmen. Nicht ohne Grund sind 72 % der befragten IT-Entscheider der Ansicht, dass die IT für die Gesamteffizienz eines Unternehmens von entscheidender Bedeutung ist*.  

Wenn Sie Ihren Drucker ohne jegliche Zusatzleistungen erworben haben, müssen Sie Ihren Drucker im Notfall entweder selbst reparieren oder einen Experten zu Rate ziehen, was mühsam oder schnell sehr teuer ist. Das nimmt wertvolle Zeit in Anspruch, die Sie anderweitig gewinnbringender hätten nutzen können. Mit MPS erhalten Sie dagegen immer dann Hilfe von Ihrem Serviceanbieter, wenn Sie sie brauchen. Denn unsere Hotline ist mit Experten besetzt, die sich mit allen Arten von technischen Störungen auskennen, und 98 % aller Probleme lassen sich telefonisch lösen. Dieser erstklassige Support ist einer der Hauptgründe dafür, warum 97 % der MPS-Kunden nach 5 Jahren Vertragslaufzeit noch immer bei Brother sind.  

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Wie erleichtert ein Managed Print Service den technischen Support? 

Eine Produktlebenszeitgarantie und unser unschlagbarer „At your side“-Support sind in den monatlichen Gebühren enthalten. 

Ortsunabhängige Druckerverwaltung   

Vielleicht arbeiten inzwischen viele Ihrer Mitarbeiter an verschiedenen Standorten oder von zu Hause aus, was das Drucken komplizierter machen kann. Dann müssen Sie Ihre Hardware standortübergreifend verwalten und die damit verbundene Mehrnutzung überwachen – was zeitaufwendig und mühsam ist, wenn Sie Drucker ohne entsprechende Zusatzleistungen kaufen. Am Ende haben Sie zahlreiche Geräte, von denen Sie gar nicht so recht wissen, wie effizient oder kostenintensiv sie sind. Das kann erhebliche Probleme verursachen.  

Dagegen können Sie mit einem Service wie MPS so viele Drucker verwalten, wie Sie es möchten, und über das Kundenportal die wichtigsten Daten jedes einzelnen Geräts verfolgen.  

Ein MPS verfolgt: 

  • Geräteleistung 
  • Gerätenutzung 
  • Gerätezustand zur Vermeidung von Störungen 

Wie erleichtert ein Managed Print Service die ortsunabhängige Druckerverwaltung? 

Indem er die Leistungs-, Zustands- und Nutzungsdaten verfolgt. 

Bessere Skalierbarkeit 

Selbst wenn Sie bislang nur einen Drucker verwenden, muss das nicht unbedingt so bleiben, da es aufgrund Ihres Unternehmenswachstums nötig wird, dass Sie mehrere Drucker an verschiedenen Standorten benötigen. Brothers Managed Print Service wächst mit Ihrem Unternehmen und bietet Ihnen immer genau die Menge und Art von Verbrauchsmaterialien und Geräten und die Instandhaltungsleistungen, die Sie gerade brauchen. Mit Hilfe unserer kostenlosen Tools und Funktionen können Sie auch leicht die Exporteinstellungen von einem Gerät auf alle anderen Geräte übertragen, die von Ihrem Managed Print Service abgedeckt sind. Und da jeder Drucker demselben Service unterliegt, können leicht weitere Standorte oder Druckumgebungen hinzugefügt werden.  
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Wie erleichtert ein Managed Print Service das Wachstum Ihres Unternehmens? 

Durch eine Reihe innovativer Geräte, die die steigenden Druckanforderungen Ihres Unternehmens erfüllen, sowie flexible, anpassungsfähige Serviceangebote. 

Leichter Einstieg  

Wenn Sie zwar grundsätzlich an einem Managed Print Service interessiert sind, aber Angst vor einem zeitaufwendigen Onboarding-Prozess haben, können wir Sie beruhigen: Das ist alles gar nicht so kompliziert, wie Sie vielleicht denken. Nachdem Sie mit uns Kontakt aufgenommen haben, wird alles Weitere schnell und reibungslos ablaufen. Alle Bestandteile Ihres Vertrages werden genau mit Ihnen besprochen. Sie können sich sogar zwischen einem feststehenden Plan mit einer bestimmten Anzahl von Seiten und einer nutzungsabhängigen Option entscheiden, bei der Sie nur für die Seiten bezahlen, die Sie tatsächlich ausdrucken.  

Ist es leicht, einen Managed Print Service zu aufzusetzen?  

Ja, es dauert nur ein paar Augenblicke und wird Ihnen langfristig wertvolle Zeit sparen. 

Die automatische Belieferung mit Verbrauchsmaterial sowie Kosteneffizienz, Fernmanagement, verlässlicher technischer Support und ein unkomplizierter Einstieg machen das Drucken mit MPS kinderleicht. Und wenn Sie sich für den MPS von Brother entscheiden, werden Sie professionelle Drucker mit hochmoderner Technik erhalten, die perfekt zu Ihrem Unternehmen passen.

Weitere Informationen darüber, wie MPS auch und vor allem kleinen Unternehmen helfen kann, erhalten Sie im Interview mit Brothers Druckexperten Phil White.  

Na, sind Sie bereit für MPS? Dann füllen Sie einfach unser Kontaktformular aus, und ein Mitglied des Brother-Teams wird sich bei Ihnen melden.  

* Brothers ITDM-Befragung, durchgeführt von Savanta 

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