Revisionssichere Archivierung mit foxdox: Alexander Zirl von d.velop im Interview

Die Brother Partnerlösung foxdox Business dms ermöglicht Unternehmen, Dokumente, Medien und andere Inhalte digital zu speichern, zu verwalten und zu bearbeiten. Mit dem Bundle aus Brother Scanner und der foxdox Business dms setzen Kunden zum Beispiel die revisionssichere, gesetzeskonforme Ablage und Archivierung von Ausgangs- und Eingangsrechnungen um. Wir sprechen mit Alexander Zirl, Chief Entrepreneurship Officer (CEPO) der d.velop AG.

Die foxdox-Lösung von d.velop ermöglicht Unternehmen die Digitalisierung manueller, bislang papierbasierter Vorgänge. Für welche Unternehmen eignet sich foxdox und in welchen Bereichen können Unternehmen die Lösung einsetzen?

foxdox eignet sich als native Cloudlösung ideal für den Umgang mit sensiblen Dokumenten. Zum einen decken wir das Thema digitale Post ab, um z. B. Lohn- und Gehaltsdokumente digital zu versenden oder Versichertenpostfächer zu realisieren. Damit erreichen wir heute schon eine sechsstellige Useranzahl. 
Echtes Dokumentenmanagement as a Service bietet foxdox business dms. Dieses nutzen Kleinstunternehmen aller Branchen, Handwerker, Freiberufler oder Selbstständige, die nach einer einfachen Möglichkeit der gesetzeskonformen Ablage (GoBd) der geschäftlichen Unterlagen suchen. Unsere Kunden setzen die Lösung unter anderem für EU-DSGVO konforme Archivierung von Ausgangs- und Eingangsrechnungen und für sicheres Filesharing mit dem Steuerberater, den Kollegen oder Geschäftspartnern ein.

Wie wird gewährleistet, dass alle Unterlagen digital, rechtskonform und sicher abgelegt werden? Welche Rolle spielt vor allem die Sicherheit bei der Ablage und Archivierung von Dokumenten in der Cloud?

Das Thema Sicherheit spielt bei unseren Kunden und damit natürlich auch für d.velop eine sehr große Rolle. foxdox wird in Deutschland entwickelt und betrieben. Unsere Software unterliegt den strengen deutschen Datenschutzrichtlinien. Unser Rechenzentrum besitzt eine ISO 27001 Zertifizierung und hat die Prüfung des International Standard on Assurance Engagements (ISAE) 3402 Typ II bestanden. Zudem hat foxdox eine Software-Bescheinigung nach IDW PS880 erhalten, um die GoBd-konforme Archivierung zu ermöglichen. Damit erfüllen wir alle Compliance-relevanten Anforderungen zur revisionssicheren Archivierung. Letztlich kümmern wir uns als Unternehmen seit gut 28 Jahren um die rechtskonforme Ablage digitaler Dokumente, da bringt das Team eine Menge Erfahrung mit. 

Welche Anforderungen müssen Unternehmen erfüllen, um Dokumente revisionssicher zu archivieren?

Die zentralen Anforderungen, die Unternehmen zwingend erfüllen müssen sind: Nachvollziehbarkeit, Richtigkeit, Ordnung und Vollständigkeit der Daten. Anschließend müssen die Daten während der gesetzlich vorgeschriebenen Aufbewahrungsfrist immer in genau der Form vorliegen, in der sie erstellt wurden – also im originalen Zustand und Ursprungsformat. Dies soll verhindern, dass Dokumente nachträglich verändert oder manipuliert werden können. Dokumente können zwar in neue Versionen überführt werden, allerdings müssen diese Änderungen protokolliert werden. foxdox schafft die Basis für eine solche revisionssichere Archivierung –  und das ist vor allem attraktiv für Kleinstunternehmen. Neben der strukturierten, revisionssicheren Ablage der Dokumente gehört zu den Merkmalen der Software auch die Funktion der Versionierung. Die Versionierung erlaubt es, von einem Dokument verschiedene Versionen unterhalb eines Dokumenteintrages zu verwalten. Das heißt, dass man bei Datenänderungen, wie z.B. einer neuen Lieferadresse, die Änderung protokollieren und die gesamte Versionshistorie bei Bedarf per Knopfdruck abrufen kann.

Welche Vorteile bietet foxdox im Vergleich zu anderen Lösungen?

Es ist heute selbstverständlich, dass wir unkomplizierte, zertifizierte, sofort einsetzbare Lösungen inklusive Mobile Apps als PC- und Webanwendung anbieten. Was uns von anderen Anbietern unterscheidet, sind unsere strategischen Partnerschaften und Add-Ons, die das Arbeiten mit Dokumenten automatisieren und vereinfachen. So ist die revisionssichere Ablage auch mit der digitalen Post kombinierbar – ich kann also Dokumente von anderen Organisationen ohne Medienbruch direkt in mein DMS schicken lassen. 
Dank der Zusammenarbeit mit Unternehmen wie Get My Invoices und invoicefetcher® können unsere Kunden ihre Rechnungen und Belege aus beliebig vielen Webportalen wie z.B. Telekom, Amazon oder 1und1 abholen und diese automatisch in foxdox übertragen lassen.

Der Begriff „papierloses Büro“ ist in aller Munde: Aber wie schaffen Unternehmen in der Praxis den erfolgreichen Umstieg von Papierakten auf digitale Akten?

Der erste Schritt in Richtung papierloses Büro ist, ehrlich gesagt, ein analoger: eine Analyse aller Dokumentarten, mit denen das Unternehmen arbeitet. Das können Rechnungen, Angebote, Quittungen oder Verträge sein. Überlegen Sie, welche Dokumente und Prozesse sich am einfachsten digitalisieren lassen. Für den erfolgreichen Start der Digitalisierung brauchen sie dann lediglich passende Hardware und Software. Als guten Einstieg empfehle ich das Brother ADS-2800W + foxdox Bundle, das wir genau für diese Zwecke geschnürt haben. Ein weiterer kleiner, aber wirkungsvoller Tipp ist eher pragmatisch: Drucken Sie einfach weniger Dokumente aus. Schneller werden Sie nicht digital werden…

Wie gelingt es, die Mitarbeiter mit den Veränderungen im Unternehmen und mit den neuen Prozessen und Arbeitsweisen vertraut zu machen? Welche Vorteile bieten digitale Akten für den Arbeitsalltag der Mitarbeiter?

Informieren Sie die Mitarbeiter im Vorfeld über alle Phasen hinweg, was konkret geplant ist und binden Sie die Mitarbeiter aktiv in das Projekt ein – nicht erst, wenn die Umstellung bereits erfolgt ist. Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern die Mehrwerte im täglichen Arbeiten, wie z.B. schnelle Suche, einfaches Bearbeiten und smarte Zusammenarbeit und nehmen Sie ihnen die Angst vor dem neuen digitalen Medium. Dadurch bringen Sie ihnen Wertschätzung entgegen.

Das digitale Archiv lässt sich durch eine Volltextsuche mit Stichworten viel leichter durchsuchen als ein Papierarchiv. So findet man in Sekundenschnelle, wonach man sucht und muss nicht Stunde über Stunde in verstaubten Aktenkellern verbringen.

Auch die Zusammenarbeit wird mithilfe digitaler Akten einfacher. Jeder Mitarbeiter kann von überall aus auf die Akten zugreifen, egal ob im Büro oder von Zuhause. Weil Sie ortsunabhängig arbeiten, fällt auch das ‘‘schnell mal ins Büro fahren‘‘, nur um eine wichtigen Akte zu holen, weg.

Wie sieht die Zukunft des Enterprise Content Management aus, welche Rolle werden zum Beispiel KI und Machine Learning spielen? Welche Chancen und Herausforderungen ergeben sich dadurch für Unternehmen?

KI ist definitiv eines der treibenden Themen unserer Zeit. Kein Tag geht vorbei, ohne dass man die Buzzwords Blockchain, KI oder Machine Learning hört. d.velop arbeitet im Bereich der automatischen Klassifikation von Dokumenten schon seit über 15 Jahren mit Elementen aus KI und Machine Learning. Wichtig ist, dass KI immer zweckgebunden sein muss und ein konkretes Problem lösen muss.

Ein Einsatzszenario von KI Technologie im Unternehmen, das wir heute schon umsetzen können, ist die automatische Klassifizierung von Dokumenteninformationen und automatisierte Dokumentenablage. Zum Beispiel, können Eingangsrechnungen automatisch erkannt (OCR Technologie) und darauf basierend analysiert und mit Eigenschaften versehen werden. Ein eigener Bereich unseres Unternehmens entwickelt täglich neue Anwendungsfälle für künstliche Intelligenz - von der automatischen Vertragsprüfung bis hin zu sinnvollen Apps im Personalwesen.

Sie setzen auf starke Partnerschaften, um den Erfolg Ihrer Kunden zu sichern. Wie kam die Partnerschaft mit Brother zustande und welche Vorteile ergeben sich daraus für Sie und Ihre Kunden?

Wir sehen unsere Partnerschaften als einen Weg in eine nachhaltige Zukunft. In der d.velop AG erwirtschaften wir ungefähr 50% durch Partnergeschäfte. Wir haben lange nach einem starken Partner im Bereich Scandienstleistung gesucht. Brother ist einer der größten Scannerhersteller der Welt und passt mit seiner Expertise hervorragend mit foxdox zusammen. Gemeinsam können wir Unternehmen eine vollständige Lösung zur gesetzeskonformen Archivierung von noch nicht digitalisierten steuerrelevanten Unterlagen anbieten.

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